Одржан „онлајн“ семинар во организација на Стопанска комора на Македонија на тема: „ Планирање, анализа, организација и реализација, на работењето во писарницата, преку отварање нови броеви (попис на документи) во деловодник (почеток на година), поврзување на броеви од мината година со нови броеви
➢ Актуелно (21.01.2021)
👁 Прочитано: 207




Одржан „онлајн“ семинар во организација на Стопанска комора на Македонија на тема: „ Планирање, анализа,  организација и реализација, на работењето во писарницата, преку отварање нови броеви (попис на документи) во деловодник (почеток на година), поврзување на броеви од мината година со нови броеви

 

Oвој онлајн семинар претставува продолжение на низата семинари кои го разработуваат канцелариското и архивското работење, а се од голем интерес за јавниот и приватниот сектор во насока на правилно евидентирање на документацијата и обезбедување на следственост во работењето.

За да се одвива непречено целиот процес на проток на документи потребно е да се почитуваат и спроведуваат одредени правила и постапки како и начинот и техниката на постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење, согласно законот изразено преку практични примери на заведување на дописите кои секојдневно циркулираат низ институциите, нивно доставување до лицата одговорни за нивна обработка, враќање во писарницата, разведување и нивно испраќање до институциите и физичките лица.

Целта на онлајн семинарот е да се разработат темите кои се однесуваат на отварање на нови броеви во деловодник, отварање на попис на документи како придружна книга на деловодникот заради олеснување на заведувањето на поголем обем на документи кои се создаваат при работењето, поврзување на броеви кои заостанале од минатата година незавршени или не одговорени и слични проблематики кои би произлегле на почеток на годината при отварање на деловодникот и останатата пропратна документација, начинот на користење и одбележување на документите со соодветни организациони единици и користење на рокови на нивно чување.

За ефикасно и непречено функционирање на писарницата и архивата во една институција претставува изготвувањето на Планот и листата на архивските знаци со рокови на чување на документите/списите. Неговото користење е значајно за работењето на организацијата, во поглед на заведување на документите кога започнува креирањето на предметите, а посебно во моментот на разведување на документите/списите во деловодникот на крај на годината.

Заради правилно вреднување на документите и предметите кои настануваат во работата на имателите, како и за нивна поефикасна заштита, чување и користење, се врши редовно одбирање на архивскиот од документарниот материјал, кое одбирање се врши за време на одлагањето на решените документи/записи/предмети во писарницата. Одбирањето се врши комисиски. Комисијата, врз основа на Листата на архивски материјал и Листата на документарен материјал со рокови на негово чување,  посебно го одбира  архивскиот материјал заради негово евидентирање и трајно чување, а посебно го издвојува документарниот материјал кој по изминувањето на утврдените рокови се попишува и уништува.

Ограничувањето, а во некои случаи и целосниот прекин на работниот процес, доведоа до потреба работодавачите исклучително брзо и ефикасно да се адаптираат на новите услови, преку воведување на  интерни мерки кои не само што го одржаа деловниот потфат во живот, овозможија и негово натамошно функционирање.

Со цел да се одговори на актуелните потреби, прашања и дилеми на целисходен и ефективен начин, Стопанската комора на Македонија, на 21 јануари  2021 година, организираше онлајн работилница на тема: „Планирање, анализа,  организација и реализација, на работењето во писарницата, преку отварање нови броеви (попис на документи) во деловодник (почеток на година), поврзување на броеви од мината година со нови броеви во тековна година, како и појаснување на начинот на започнување на водење на деловодник и водење на останати поврзани деловодни книги “.

На онлајн  семинарот  дополнително, се опфати и начинот на заведување на документи во деловодник, пополнување на приемен и роковен штембил, користење на штембил архивски примерок, изготвување на овластувања за работа на лицата задолжени за работа во писарницата и архивата, начинот на одбележување на документите со рокови на чување. Исто така, беше опфатено и заклучување на деловодник на крај на годината, како и отварање на нов деловодник за наредната година, пополнување на броеви во пописот на документи сето опфатено преку практични примери.

Практичниот аспект на овој семинар имаше за цел да ги дефинира комплексните активности во процесот на административно работење со документи и записи, начините на нивно распоредување, како и овластувањата и одговорностите за нивното извршување, во согласност со законските прописи и интерните акти на организацијата.

Предавач на семинарот беше Валентина Тодоровска, магистер по економски науки, специјалност финансиски менаџмент, управител на „Акаунтинг Солушнс“, со 25-годишно искуство во областа на архивското работење. Тодоровска повеќе од 5 години е активен предавач на обуките во организација на Центарот за едукација и развој на човечки ресурси, обуки кои Комората ги креира во согласност со барањата и потребите на реалниот сектор.

 

 
М-р Анита Рафајловска
стручен соработник во Стопанска комора на Македонија