СЕ’ ШТО ТРЕБА ДА ЗНАЕТЕ ЗА АРХИВСКОТО РАБОТЕЊЕ - КАКО ДА ИЗГОТВИТЕ ПЛАН И ЛИСТА НА АРХИВСКИ ЗНАЦИ СО РОКОВИ НА ЧУВАЊЕ
➢ Актуелно (27.11.2020)
👁 Прочитано: 520



СЕ’ ШТО ТРЕБА ДА ЗНАЕТЕ ЗА АРХИВСКОТО РАБОТЕЊЕ - КАКО ДА ИЗГОТВИТЕ ПЛАН И ЛИСТА НА АРХИВСКИ ЗНАЦИ СО РОКОВИ НА ЧУВАЊЕ

Во услови на пандемијата предизвикана од вирусот КОВИД-19, работењето во организациите продолжува поради приемот на документи кои се доставуваат секојдневно. За обезбедување непрекинато работење, од особено значење е приемот и движењето на документите во една организација, нивното навремено распределување по организациони единици и доставувањето до одговорните лица, да се одвива непречено. Таквото функциoнирање е показател за ефикасно канцелариско и архивско работење во организацијата.

За непреченото одвивање на целиот процес на проток на документи потребно е да се почитуваат и спроведуваат одредени правила и постапки, како и начинот и техниката на постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење, согласно законот изразено преку практични примери на заведување на дописите кои секојдневно циркулираат низ институциите, нивно доставување до лицата одговорни за нивна обработка, враќање во писарницата, разведување и нивно испраќање до институциите и физичките лица.

 За непреченото функционирање на писарницата и архивата во една институција, неопходно е изготвувањето на Планот и листата на архивските знаци со рокови на чување на документите/списите. Неговото користење е значајно за работењето на организацијата, во поглед на заведување на документите кога започнува креирањето на предметите, а посебно во моментот на разведување на документите/списите во деловодникот на крај на годината.

Заради правилно вреднување на документите и предметите кои настануваат во работата на имателите, како и за нивна поефикасна заштита, чување и користење, се врши редовно одбирање на архивскиот од документарниот материјал, кое одбирање се врши за време на одлагањето на решените документи/записи/предмети во писарницата. Одбирањето се врши комисиски, a Комисијата, врз основа на Листата на архивски материјал и Листата на документарен материјал со рокови на негово чување,  посебно го одбира  архивскиот материјал заради негово евидентирање и трајно чување, а посебно го издвојува документарниот материјал кој по изминувањето на утврдените рокови се попишува и уништува.

Со цел да се одговори на актуелните потреби, прашања и дилеми на целисходен и ефективен начин, Стопанската комора на Македонија, на 27 ноември 2020 година, организираше онлајн работилница на тема: „Практична примена на законот за архивско и канцелариско работење изразено преку примери за изготвување на план и листа на архивски знаци  со рокови на чување како и користење на организационите единици “.

На онлајн  работилницата  дополнително, се опфати и начинот на заведување на документи во деловодник, пополнување на приемен и роковен штембил, користење на штембил архивски примерок, изготвување на овластувања за работа на лицата задолжени за работа во писарницата и архивата, начинот на одбележување на документите со рокови на чување. Исто така, беше опфатено и заклучување на деловодник на крај на годината, како и отварање на нов деловодник за наредната година, пополнување на броеви во пописот на документи сето опфатено преку практични примери.

  Предавач на семинарот беше Валентина Тодоровска, магистер по економски науки, специјалност финансиски менаџмент, управител на „Акаунтинг Солушнс“, со 25-годишно искуство во областа на архивското работење. Тодоровска повеќе од 5 години е активен предавач на обуките во организација на Центарот за едукација и развој на човечки ресурси, обуки кои Комората ги креира во согласност со барањата и потребите на реалниот сектор.

 

М-р Анита Митревска
стручен соработник во Стопанска комора на Македонија